Multas por no tener control horario: cuánto te puede costar y cómo evitarlas

Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 hizo obligatorio el control horario en todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha intensificado las campañas de control. Si tu empresa no tiene un sistema de registro de jornada en regla, estás expuesto a sanciones que pueden superar los 6.000 € por infracción.

En este artículo desglosamos los tramos de las multas, explicamos cómo actúa la Inspección y te damos las claves para evitar problemas.

¿Qué dice la ley sobre las sanciones?

La obligación de registrar la jornada está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Su incumplimiento se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que contempla sanciones de entre 626 € y 6.250 €.

Pero ojo: si la inspección detecta que la falta de registro encubre horas extra no declaradas o no remuneradas, la infracción puede elevarse a muy grave, con multas que van de 6.251 € a 187.515 €.

Tramos de las sanciones en 2026

Dentro de la categoría de infracción grave, la LISOS distingue tres grados según las circunstancias:

• Grado mínimo: de 626 € a 1.250 €. Se aplica cuando la infracción es puntual, no hay reincidencia y la empresa demuestra haber tomado medidas correctoras.
• Grado medio: de 1.251 € a 3.125 €. Cuando hay negligencia manifiesta o la infracción afecta a varios trabajadores.
• Grado máximo: de 3.126 € a 6.250 €. En casos de reincidencia o cuando el incumplimiento es generalizado en la empresa.

Si la infracción se considera muy grave (por detectarse fraude o perjuicio económico al trabajador), los grados son:

• Grado mínimo: 6.251 € a 25.000 €
• Grado medio: 25.001 € a 100.005 €
• Grado máximo: 100.006 € a 187.515 €

Además, si la empresa tiene más de 50 trabajadores, las sanciones pueden multiplicarse proporcionalmente al número de empleados afectados.

¿Cómo actúa la Inspección de Trabajo?

La Inspección puede personarse en tu empresa en cualquier momento, con o sin aviso previo. Lo habitual es que la visita se produzca como respuesta a una de estas situaciones:

• Denuncia de un trabajador: actual o extrabajador que alega no haber cobrado horas extra o haber trabajado más de lo pactado.
• Campaña sectorial: la Inspección realiza campañas periódicas en sectores con mayor riesgo de fraude horario (hostelería, comercio, construcción, cuidado de personas).
• Cruce de datos: el sistema de la Seguridad Social puede detectar anomalías comparando la jornada contratada con los registros de actividad.

En la visita, el inspector solicitará los registros de jornada de los últimos cuatro años. Si no existen o son incompletos, el acta de infracción es casi automática. Si los registros existen pero están en papel y presentan tachaduras o correcciones, también pueden considerarse inválidos.

El riesgo añadido: presunción de jornada completa

Más allá de la multa administrativa, la ausencia de registros tiene otra consecuencia económica muy relevante: en caso de demanda judicial por horas extra, los tribunales aplican la presunción de jornada completa a favor del trabajador.

Esto significa que si un empleado a tiempo parcial reclama horas extra y la empresa no puede demostrar con registros que trabajaba solo la jornada contratada, el juez puede dar por buena la versión del trabajador y obligar a la empresa a pagar todas las horas reclamadas más los intereses.

¿Qué necesitas para estar protegido?

Para que el registro sea válido ante una inspección, debe cumplir estas condiciones:

1. Registrar hora de inicio y fin de la jornada cada día, sin excepciones.
2. El sistema debe ser inalterable: los registros no pueden modificarse sin dejar rastro.
3. Los datos deben estar disponibles de forma inmediata para el inspector y para los representantes de los trabajadores.
4. Los registros deben conservarse durante cuatro años.
5. Cada empleado debe tener acceso a su propio resumen de jornada.

Por qué el papel ya no es suficiente

Muchas empresas siguen usando hojas de papel o ficheros Excel para el control horario. Aunque no están expresamente prohibidos, presentan problemas prácticos graves:

• Es fácil perder o alterar los documentos.
• No generan marcas de tiempo automáticas.
• Son difíciles de presentar de forma organizada ante una inspección masiva.
• No permiten al empleado consultar su jornada acumulada en tiempo real.

Un software de control horario en la nube, en cambio, genera registros con marca de tiempo, vinculados al dispositivo y al usuario, con geolocalización opcional, y exportables en PDF o Excel en cuestión de segundos.

Conclusión

Las multas por no llevar control horario no son una amenaza lejana: la Inspección de Trabajo está más activa que nunca y las campañas sectoriales son sistemáticas. Implantar un sistema digital fiable tiene un coste muy inferior al de cualquier sanción, y además te ofrece una herramienta de gestión de equipos mucho más eficiente que el papel.